如何用清单进行时间管理,只谈术不论道

前言

从去年12月至今,经历了公司实习的繁忙、个人计划的一再搁置,以及小队伍合作的杂乱无章,促使我开始探索用清单进行时间管理,并为此花费了大量的业余时间。在这个过程中,也阅读了相当多的教程与书籍,但仍是难得要领。不能说那些前辈们的总结不好,只是因为,前辈们的层次水平过高,维度过高,导致论道而轻术。但对于一个新手,更合理的学习过程应该是,由术至道,学术而思道,基于这些原因,促使我写下了本文。

为什么要进行时间管理

1. 释放记忆力

我们先以三个不同的场景枚举一下,我们有多少事件需要记忆,以我的职业–程序员为例:

  • 公司

    • 与产品妹子对接需求细节。
    • 参加周例会。
    • 完成XX模块的开发。
    • 跟进同事项目开发进度。
  • 生活

    • 与老同学聚餐。
    • 交纳水电费。
    • 为太太准备结婚纪念日礼物。
    • 带全家人去海南岛旅游。
  • 个人

    • 完成“如何用清单进行时间管理”博客编写。
    • 阅读“Unix编程艺术”。
    • 学习Go语言并发原理。
    • 用“多邻国app”学习半小时英语。

如上所见,每个场景各举了4个事件作为例子。而事实上,在真正的生活中是,时间量是远大于4个的。
如果没有一个合理的体系,光是靠大脑记忆,我想首先是靠不住的,而且也很低效。

2. 提高执行力

  • 写文章的时候,如果我们有一个大纲,执行力会不会提高?
  • 写代码的时候,如果架构、模块已经确定,执行力会不会提高?
  • 完成一件事的时候,如果下一步该做的事项,都已经规划明确,执行力会不会提高?

如果时间是我们要写的文章,我想,清单就是这个大纲!

在使用清单之前,我们常常是想到什么做什么,缺少明确的规划,并且难以做到只专注于一件事。
那么,我们可以用清单管理我们的任务、规划我们的时间,在同一时刻,只做一件事,这样,既减轻了大脑了压力,又提升了效率,何乐而不为呢?

清单内的基本元素

我们把生活中的所谓的事件,按照其类型进行抽象定义:

  • 2分钟行动:两分钟内可以完成,应该立即去做的事
    • 打一个电话
    • 倒杯水
  • 项目:需要多个步骤,并且需要多部门或多人协调的事情
    • 召开PM例会
    • 发起需求评审会议
  • 任务:由多个行动组成,和项目的区别是:任务都是自己要解决的事
    • 将体重减少20斤
    • 实现一个开源日志库
  • 行动:可以直接去做的事
    • 去豆瓣查找golang并发编程相关的评分高的书籍
    • 去操场跑1000米
  • 等待别人完成的事:这个别人,并不一定是人,也可以是一个事件
    • 车票报销下发
    • 域名审核通过
  • 特定时间做的事
    • 晚上下班时去XX水果店买两斤苹果
    • 周五下午5点去XX会议室参加周例会
  • 不能行动的任务
    • 垃圾:在收集的时候就要过滤掉
    • 有用:放到将来某时清单

我的清单分类

分类不是一件容易的事。这是我在清单系统搭建的过程中,说过的频率最高的话。
分类,几乎涉及着我们生活的各个方面:

  • 超市物品分类
  • 图书馆书籍分类
  • 电脑文件夹分类
  • 书签分类

诸如此类,数不胜数。
而且,每个人的分类维度不同、思维方式不同、职业性质不同、人生目标不同等等,因此没有绝对通用的分类。即便是同一个人的不同时期,分类也会不同。
但有两个类别是可以通用的:

  1. inbox 收集箱
    任何的分类,都要经历收集的过程,而收集进来的第一站,就是放入收集箱。再从收集箱向不同类别进行转移。
  2. other 其它类别
    世界上没有绝对的分类,总有一些事务是我们难以一时进行分类的。
    举个低俗的例子,比如我们把人用男人和女人两个类别来进行分类。那么,当李莲英需要被我们加入列表时,该放到哪里呢,我想,我们应该增加一个“太监”类别。那,双性人呢?泰国人妖呢?又该如何分类呢?继续加类别吗?
    我们在建立分类之初,就应该接受一个观点“没有绝对的分类”。在这个基础之上,我们的类别里,应该加设other,也就是其它类别。当类别模糊难以确定时,我们将其加入其它类别即可,不必拘泥于细节。
    分类是手段,不是目的,如果在此之上花费时间过多,便是首末倒置,得不偿失了

下面介绍一下,我个人的分类,给大家以参考。

  • 收集箱
    如上所说,收集箱是所有任务进入清单的第一站,需要定期的对收集箱进行整理清空。
  • 日程表
    只放固定时间需要做的事。
  • 行动清单
    已确定要做的行动,放在这里。放入时,要列好优先级,截止时间点。
  • 项目清单(文件夹)
    里面放多个固定场景的行动清单。
    比如,XX开发项目进度管理清单,相关的行动有许多,并且是多人合作的项目,清单需要与伙伴共享,那么这个清单就适合与行动清单互相独立。
  • 习惯养成
    我们有一些行动是循环往复的,比如:

    • 每晚背半小时单词
    • 每周末进行清单整理

    这些行动按照定义是可以放入行动清单的,但是放入就等同于常驻,会对我们行动清单的使用造成不必要的干扰。因此,设置一个习惯养成清单,专门放重复循环的行动。

  • 重要日子
    我们一年中有很多日子是比较重要的,亲人的生日,结婚纪念日,等等。
    我特意开出一个清单,用来放这些重要日子的提醒。从此,再也不会忘记重要日子的到来。
  • 将来也许
    我们日常生活中,会时常冒出一些想法,例如:

    • 想开发一个某某软件
    • 想读某本书
    • 以后要去参加一场王杰的演唱会
    • 某某项目的实现方式有问题,可以如何改进
    • 想换一台新电脑

    以上这些item,并不见得一定会做,但也并等于一定就不过,因此我们需要将其记录。
    如果一个行动,并不确定自己是否做,就将其放入将来也许清单。
    当自己有空闲时间时,也可以从将来也许清单里找事做。从此告别无事可做的状态,活的充实。
    总的来说,将来也许等同于,灵感清单、待做清单、愿望清单。

关于工具的选择

我对工具的态度是:

  • 心中有剑竹子亦可当剑,不必拘泥于形式。
  • 空手难胜白刃,不必拘泥于第一条。
  • 磨刀不误砍柴工,要重视工具但不能被工具限制

我目前使用的是滴答清单的高级版,觉得很不错,大家有兴趣可以试试。免费版本也是能够满足基本的使用的,只是会对清单的数量有所限制以及限制一些其他的功能。
国人普遍对于应用付费比较抗拒,我也不例外,坦白说,滴答清单是我付费的第一个软件,在此之后,我又付费了印象笔记标准版和马克飞象。我想,我的时间最珍贵,如果一百多块钱,可以让我的效率提升1%,那也是划算的。
因此,当遇到这种情况时,问问自己,是否真的有用?是否消费的起?如果是,就不要对自己太抠了。

以下是我滴答清单分类截图,供大家参考,希望对大家有所帮助。

如果本文对你有用,可以请作者喝杯茶~
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